Справочник “Номенклатура”. Правила заполнения
Правила нужны для исключения дублей в базе данных и получения качественной информации для эффективного управления;
Поскольку справочник номенклатуры является одним из часто используемых и пополняемых, то большое внимание следует уделять присвоению наименований в данном справочнике, чтобы облегчить поиск и избежать дублирующих записей, которые в дальнейшем затруднят анализ информации об остатках, продажах и себестоимости.
Правила формирования наименований
Краткое наименование товара рекомендуется заполнять в формате:
<Категория> [Ключевая характеристика] <Производитель> [Модель] [Дополнительные характеристики], где:
Категория – название вида товара (Телевизор, Компьютер, Монитор, ТВ-тюнер и т.п.). При написании категории нужно придерживаться следующих правил:
пишется с заглавной буквы, остальные – строчные;
указывается без кавычек и без пробелов перед первой буквой названия;
в категории не должны встречаться тире и дефисы, которые не являются частью наименования;
писать категории без сокращений, но если они есть, то должны быть везде одинаковые (например, или везде ЖК-телевизор или Жидкокристаллический телевизор). Приоритет у первого заведенного названия;
иностранные названия писать русскими буквами, а дальше (в скобках в качестве аббревиатуры) – по-английски, чтобы обеспечить нормальную сортировку и одновременно возможность произвольного поиска;
внимательно следить за орфографией (опечатка может не позволить найти товар).
Ключевая характеристика – отражает суть и основной параметр товара (размер экрана телевизора, высотка холодильника, и т.п.). Указывается, если повышает удобство выбора и читаемость товара. Например:
LED-телевизор 32″ Samsung UE-32 B6000 VW
Холодильник до 140 см Nord ДХ-403-010
Производитель – название наиболее часто употребляемое при рекламе (Samsung, Panasonic, LG, и т.д.). Указывается обязательно.
Модель – полный идентификатор модели для данного товара.
Дополнительные характеристики – любые иные характеристики товара, которые могут быть полезны для его идентификации или выбора.
Примеры наименований:
Ноутбук e-Machines E525-312G25Mi
Фотоаппарат цифровой 8 Мпикс Nikon Coolpix L21 Silver
Системный блок Kraftway Credo KC22 (Cel220)
Полное наименование товара необходимо заполнять в том виде, как оно должно выглядеть для печати финансовых и других документов (ценники, этикетки).
Примеры полных наименований:
Ноутбук e-Machines E525-312G25Mi
Фотоаппарат цифровой 8 Мпикс Nikon Coolpix L21 Silver
Системный блок Kraftway Credo KC22 (Cel220, ОЗУ 512, HDD 250)
Права на заполнение справочника номенклатуры необходимо давать только ведущим пользователям и администраторам знакомым с данными правилами, во избежание появления в справочнике дублирующихся записей.
Если в справочнике выявляются одинаковые товары, то нужно привести их к одинаковому наименованию, а для обеспечения уникальности записи справочника в скобках после наименования указать их код, присвоенный справочником.
Пример: Компьютер DEPO CCV12 (256).
В дальнейшем необходимо использовать запись с меньшим кодом, а остальным записям присвоить статус «Пометка на удаление» и указать ссылку на запись-оригинал.
Правило ВИСИ для папок справочника
Введение
Правило ВИСИ – означает «взаимно исключающее, совместно исчерпывающее»
Это правило используется в любых сложных ситуациях, когда требуется сохранить порядок в голове, который обеспечивает успешность и качество решений.
Также это правило используется в ведущих консалтинговых и профессиональных организациях и ему обучают в первую очередь всех новичков и начинающих экспертов в различных областях знаний с целью их подготовки к решению сложных задач.
Правила
Список должен быть взаимно исключающим. Это означает, что список должен быть четко определен и разделен по пунктам, так чтобы один пункт не мог относиться к соседним;
Список должен быть совместно исчерпывающим
Все ли пункты идут один за другим?
При этом все ли пункты учтены?
Или есть пункт который забыли включить в список?
Оптимальное число пунктов от 3 до 7. В исключительных случаях можно увеличивать, но не желательно допускать ситуации когда список категорий разрастается более чем на 1 страницу;
Пример
Предположим нам нужно создать структуру папок для хранения данных о номенклатуре автозапчастей
Нам нужно представить состав автомобиля и разбить на пункты, в итоге получаем список:
- Кузов
- Салон
- Подвеска
- Двигатель
- Расходные материалы
Все ли элементы автомобиля мы учли? Это все из чего состоит автомобиль?
Нет конечно. Этот список еще слишком общий. Тут много чего нет.
К примеру возьмем Амортизаторы
Можем мы добавить группу Амортизаторы 6-м пунктом? Нет! Потому что список перестанет быть взаимоисключающим. Амортизаторы относятся к группе Подвеска.
Сюда же отнесем группу Стойки.
Почему так? Потому что обе эти группы относятся к группе Подвеска.
Размещение одного из них рядом с пунктами первого уровня приведет к повторению. Список перестанет быть взаимно исключающим.
Повторения укажут на отсутствие структуры, и приведут к нарушениям целостности информации.